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Des paiements qui traînent ? Des relances qui tournent en rond ? Il est peut-être temps de faire le point.

Dans la vie d’une entreprise, on finit tous par s’y confronter : un client qui tarde à payer, une facture oubliée, une trésorerie qui s’étire un peu trop. Pour beaucoup de TPE et PME, le poste clients reste un angle mort. On le surveille de loin, en espérant que les encaissements suivront… jusqu’au moment où les retards deviennent un problème.

Auditer son poste clients, ce n’est pas juste « faire le ménage » dans les factures impayées. C’est une démarche stratégique qui permet de reprendre le contrôle sur une dimension essentielle de votre activité : votre chiffre d’affaires encaissé.

Voici comment se déroule concrètement un audit, et pourquoi il peut transformer durablement la gestion de votre entreprise.

1) Cadrer les objectifs pour ne pas passer à côté de l’essentiel

Pour commencer, avant d’ouvrir la première balance âgée ou d’interroger vos équipes, il y a une question clé à se poser : qu’attendez-vous de cet audit ?

Pour certains dirigeants, l’enjeu est de réduire les impayés, voire de stopper une spirale qui met la trésorerie en tension. Pour d’autres, il s’agit plutôt d’accélérer les encaissements, de fiabiliser la facturation, ou encore de mieux outiller les équipes. Ces objectifs, lorsqu’ils sont clairement posés dès le départ, permettent de guider l’analyse et de concentrer les efforts sur ce qui compte vraiment. Un audit bien mené commence toujours par cette étape de clarification : qu’est-ce qu’on cherche à améliorer, et pourquoi maintenant ?

C’est aussi à ce moment qu’on identifie les données nécessaires : balances âgées bien sûr, mais aussi contrats, conditions générales de vente, procédures internes. Pas besoin d’un système ultra-complexe : l’essentiel, c’est d’avoir une vue fidèle de la réalité.

2) Plonger dans les chiffres… et dans les pratiques

Ensuite et une fois le cadre posé, place au terrain : l’audit commence par une phase de collecte et d’observation, où l’on cherche à comprendre comment fonctionne votre gestion clients au quotidien.

Cela passe par l’analyse de vos données :

• Quel est le délai moyen de paiement de vos clients ?
• Quelle part de vos encours dépasse les 30 jours ?
• Quels sont les clients à risque ou les secteurs qui posent problème ?

Mais les chiffres ne disent pas tout. On va aussi à la rencontre des personnes concernées. Que ce soit la comptabilité, l’administration des ventes ou le commerce, chacun a sa vision des difficultés rencontrées… et des solutions déjà mises en place, parfois de manière informelle.

Et puis, il y a les méthodes utilisées : comment se fait la relance ? Qu’est-ce qui est automatisé, et qu’est-ce qui repose encore sur des fichiers Excel bricolés ? En somme, toutes ces observations permettent de dresser un portrait honnête (et souvent instructif) de la gestion en place.

3) Identifier les vrais leviers d’amélioration

Une fois toutes les pièces du puzzle rassemblées, il est temps d’analyser et diagnostiquer.

Cela commence par le calcul des indicateurs clés :

• Le DSO (Days Sales Outstanding), qui mesure le délai moyen de règlement
• Le taux d’impayés, souvent plus élevé qu’on ne l’imagine
• Le poids des litiges ou retards récurrents

Mais au-delà des chiffres, l’audit met surtout en lumière les points de friction : des CGV (Conditions Générales de Vente) peu claires, un manque de suivi sur certaines factures, des promesses commerciales non alignées avec les conditions de paiement…

Souvent, on découvre aussi des bonnes pratiques méconnues : un tableau de relance bien pensé, une rigueur dans le suivi client chez tel collaborateur… Autant d’éléments à valoriser pour structurer une méthode durable.

4) Passer à l’action avec un plan clair et réaliste

Un bon audit ne s’arrête pas au constat. Il doit débouler sur des solutions concrètes et adaptées à la taille et au fonctionnement de votre entreprise.

Cela peut être par exemple :

• La mise en place d’un plan de relance simple mais régulier
• L’amélioration des modèles de facture et également des mentions de paiement
• Une meilleure articulation entre commerciaux et gestion pour éviter les surprises
• Ou encore, le choix d’un outil de suivi, même modeste, mais adapté à votre organisation

L’idée n’est pas de tout transformer du jour au lendemain, mais de prioriser. On distingue ce qui peut avoir un impact immédiat, ce qui nécessite un peu plus de travail, et ce qui mérite d’être planifié sur le moyen terme.

C’est à cette étape que l’on élabore un plan d’action : qui fait quoi, avec quels outils, selon quel calendrier. Et surtout, avec quels objectifs mesurables. Car sans indicateurs, impossible de savoir si les choses s’améliorent vraiment.

5) Installer un suivi pour éviter le retour en arrière

L’audit, en soi, n’est que le début. Pour qu’il porte ses fruits, il faut accompagner la mise en œuvre et mettre en place un suivi régulier.

Cela passe par :

• Un tableau de bord simple, mis à jour chaque mois ou chaque trimestre
• Des points de contrôle réguliers (par exemple lors de la clôture mensuelle)
• Et, au bout de quelques mois, une réévaluation des actions engagées

L’objectif : s’inscrire dans la durée, sans tomber dans l’usine à gaz. Un bon suivi peut tenir en quelques indicateurs clairs, tant qu’ils sont utilisés et compris.

En conclusion : une démarche à haute valeur ajoutée

Trop d’entreprises laissent le poste clients s’emballer, faute de temps ou d’outils. Pourtant, avec un audit bien mené, vous gagnez bien plus que des jours de trésorerie :

• Vous fiabilisez vos revenus
• Vous réduisez le stress lié aux retards
• Vous donnez à vos équipes un cadre clair pour bien travailler

Et par conséquent, vous reprenez la main sur un aspect fondamental de votre activité.

Chez Contio, nous accompagnons les TPE et PME avec une méthode simple, personnalisée et orientée résultats. Si vous sentez que votre gestion clients peut mieux faire, parlons-en.